Dış İlişkiler Müdürlüğü

BİRİNCİ BÖLÜM

Amaç, Kapsam, Dayanak ve Tanımlar

Amaç ve Kapsam

MADDE 1- Bu Yönetmeliğin amacı, Gebze Belediyesi Dış İlişkiler Müdürlüğü ve alt birimlerinin görev dağılımını belirlemek, birim teşkilat şemalarını ortaya koymak, verilen görevlerin sonucunu izlemeye yönelik mekanizmalar geliştirmek, hesap verilebilirliği ve uygun raporlama ilişkisini göstermek, yönetici ve personelin görevlerini etkin bir şekilde yürütebilecek bilgi, deneyim ve yeteneğe sahip olmasını sağlamaya yönelik tedbirleri almaktır. 

Yasal  Dayanaklar :

MADDE 2- Bu yönetmelik 5393 Sayılı Belediye Kanununun 15/b ve 18/m maddelerine dayanılarak hazırlanmıştır.  

Tanımlar

 MADDE 3- Bu yönetmelikte geçen    

    a) Belediye : Gebze Belediye Başkanlığını

b) Başkan : Gebze Belediye Başkanını

c)Başkan Yardımcısı: Gebze Belediyesi Başkan Yardımcısı

d)Müdürlük: Gebze Belediyesi Dış İlişkiler Müdürlüğü

e) Müdür: Gebze Belediyesi Dış İlişkiler Müdürünü

f)Büro: Dış İlişkiler ve mali işler bürosu

g) Personel : Dış İlişkiler Müdürlüğü çalışanlarını ifade eder.

Bağlılık

Madde 4-Dış İlişkiler  Müdürlüğü, Belediye Başkanına veya görevlendireceği Başkan  

  Yardımcısına bağlıdır. Başkan bu görevi bizzat veya görevlendireceği kişi eliyle yürütür.

İKİNCİ BÖLÜM

Teşkilat Yapısı,,Görev Ve Sorumluluklar

Teşkilat yapısı

MADDE 5- (1)Dış İlişkiler Müdürlüğü; Dış İlişkiler Müdürü, Uluslararası Projeler Bürosu , İdari Tanımlar ve Mali İşler Bürosu ve strateji geliştirme ve kalite yönetim temsilciliğinden   oluşur. 

                     (2)Müdürlüğün organizasyon yapısı içerisinde,  Dış İlişkiler Müdürlüğü’ne bağlı olarak yeterli sayıda memur, işçi, sözleşmeli personel ve yardımcı personel görev yapar.

Görev, Yetki ve Sorumluluk :

Dış İlişkiler Müdürlüğü

MADDE 6- Dış İlişkiler Müdürlüğünün Görevleri;

a) Başta Avrupa Birliği olmak üzere Belediyemiz ile uluslararası kurum, kuruluş ve örgütler arasında ilişkiler kurulmasını, mevcut ilişkilerin geliştirilmesini sağlamak; bu kapsamda her türlü iş, işlem, çalışma ve etkinlikler düzenlemek. Temsil, katılım, eşgüdüm ve işbirliği sağlamak.

b) Belediyemizin dış ülkelerle, ülkemizin dış ülke temsilcilikleri ve dış ülkelerin ülkemizdeki temsilcilikleri ile gerekli diyalog ve işbirliğini sağlamak.

c) Belediyemizin üyesi bulunduğu uluslararası teşekküller bünyesindeki etkinliklerimizi yürütmek.

d) Uluslararası anlaşmalarla kurulmuş olan kurullarda Belediyemizi temsil olanağı kılan ilişkiler kurmak.

e) İlçemiz ile diğer dünya kentleri arasında Kardeş Kent İlişkisi kurmak.

f) Yurt içinde diğer resmi kurum ve kuruluşların faaliyetlerinde paydaş olup; bu faaliyetlerin münhasıran ilçemizde yapılmasını temin etmek üzere gerekli girişimi yapmak, eşgüdüm sağlamak.

g) Belediyemizi, ilçemizi tanıtmak amacıyla uluslararası dilde materyaller hazırlayıp dağıtımını sağlamak.

h) Belediyemize gelen ya da Belediyemizce gönderilecek yabancı dildeki belgelerin çevirisini yapmak- yaptırmak.

i) Belediyecilik faaliyetleri ile ilgili uluslararası kurum ve kuruluşların örnek, model proje, program ve faaliyetlerini izlemek, ilgili birimlerimizi bilgilendirmek.

j) Dış basında İlçemizi ve Belediyemizi ilgilendiren konuları incelemek ve ilgili birimleri bilgilendirmek.

k) Uluslararası hibe kaynakları ile finanse edilebilecek konuları incelemek, tekil ya da ortaklı olarak hazırlanabilecek projeleri hazırlamak ya da ilgi birimlerle koordinasyon sağlayıp hazırlatmak.

l) Belediyemiz birimlerince hazırlanacak yabancı finans kaynaklı projelerin koordinasyonunu sağlamak.

m) MARKA ve KOSGEB kaynaklarıyla finanse edilebilecek projelerin koordinasyonunu sağlamak.

n) Belediyemize davet ile gelen yabancı konukları karşılamak, ağırlamak ve ilgili birim ve kuruluşlarla yapacakları görüşmeler için rehberlik hizmeti sunmak.

o) Belediyemiz adına yurtdışı inceleme programı için görevlendirilen yönetici ve diğer personelin yurtdışı çıkış işlemlerini takip etmek.

p) Belediyemizin üyesi bulunduğu yurt içi mahalli idare birlikleri yurtdışı teşekküller ve kardeş kent ilişkisi ile ilgili iş ve işlemleri yürütmek.

Müdürün Görev Sorumlulukları

MADDE 7-  Birim Müdürüne Ait Görevler ve Sorumlulukları şunlardır;

a) Bu yönetmelikte belirtilen müdürlük görevlerinin ilgili mevzuata uygun, etkili ve verimli yürütülmesini sağlamak

b) Belediyenin ve Müdürlüğün görev alanına giren konularla ilgili mevzuatı, yargı kararlarını ve diğer dokümanları takip etmek, personeli bilgilendirmek ve eğitmek. 

c) Müdürlük görevlerinin kapsamına giren bütün işlerin yürütümünü denetlemek.

d) Personelin özlük ve disiplin işlemlerini yürütmek.

e) İlgili yönetmeliğe uygun olarak Müdürlüğün Taşınır Kayıt Kontrol yetkilileri ile gerçekleştirme görevlilerini belirlemek.

f) Müdürlüğün stratejik planı ile performans programına ilişkin işlemlerini takip etmek

g) Harcama yetkilisi olarak 5018 sayılı yasada belirtilen iş ve işlemleri gerçekleştirmek.

h) İhale yetkilisi olarak, 4734 ve 2886 sayılı yasalarda belirtilen işlemlerin gerçekleştirilmesini sağlamak.

i) Çalışma alanına giren ve Başkanlık makamınca tevdi olunan iş ve işlemleri yapmak.

j) Disiplin amirleri yönetmeliğince kendisine verilen görevi yapmak

Uluslararası Projeler Bürosu

MADDE 8 – Uluslararası Projeler Bürosunun görevleri şunlardır;

a) Uluslararası Kurum, kuruluş ve örgütlere üyelik ve üyeliklere ayrılmakla ilgili iş ve işlemleri yürütmek.

b) Belediyemizin üyesi bulunduğu yurt içi mahalli idare birlikleri, yurt dışı teşekküller ile yurt içi ve yurt dışı kardeş şehir ilişkileri ile ilgili işlemleri yürütmek.

c) Uluslararası kurum, kuruluş ve örgütlerin yararlanılabilir çalışma ve projelerini izlemek, tek taraflı ya da ortak projeler hazırlamak, yürütmek.

d) Yurt içinde resmi kurum ve kuruluşlar ile sivil toplum örgütlerinin faaliyetlerini izlemek, Belediyemizle bu kurum, kuruluş ve sivil örgütler arasında müşterek proje geliştirip gerçekleştirme imkanlarını araştırmak.

e) Belediyecilik faaliyetleri ile ilgili yurt içi ve yurt dışında; örnek, model deneyim ve projeleri araştırıp müdürlüğe öneri sunmak.

f) Belediyemiz birimlerince hazırlanacak ve yürütülecek uluslararası ya da yabancı finans kaynaklı projelere koordinasyon ve danışmanlık hizmeti sağlamak

g) Müdürlük tarafından verilen benzer görevleri yapmak

İdari ve Mali İşler Bürosu

MADDE 9 -  İdari ve Mali İşler Bürosunun görevleri şunlardır;

a) Müdürlüğün tüm yazışmalarını, gelen-giden evrak işlemlerini yapmak. Dosyalama ve arşivleme işlemlerini yerine getirmek.

b) Gelen yazılarla, her türlü genelge, tebliğ ve başkanlık emirlerini ilgili personele tebliğ etmek.

c) Personelin özlük işlerini takip etmek, Gerçekleştirme Görevlisi ile Taşınır Kayıt Kontrol Yetkilisi görevlerini yürütmek.

d) Müdürlük gelir-gider bütçesi ile, stratejik plan, performans programı, faaliyet raporları ve İSO sistemi ile ilgili iş ve işlemleri yürütmek.

e) İhale mevzuatıyla ilgili iş ve işlemleri yapmak.

f) Müdürlüğe ait taşınır malların giriş, çıkış, kayıt, değer tespiti, sayım bakım onarımı ile yönetim hesabının oluşturulmasına ait işlemleri yapmak.

g) Görev alanına giren ve müdürlük tarafından verilen diğer görevleri yapmak.

Büro Personelinin Görev ve Sorumlulukları

 MADDE 10- (1) Dış İlişkiler Müdürlüğü personelinin görevleri aşağıda belirtildiği gibidir:

 a) Müdürlüğünün görev alanı ile ilgili olarak, Başkanlığın amaçları, politikaları, bütçeleri ile uyumlu hedefler, planlar ve programların geliştirmesinde tüm operasyonel, teknik uygulamalarda amirine gerekli desteği vermek,

 b) Müdürlüğünün haberleşme ve evrak akışını amirinin direktifleri doğrultusunda sağlamak,

 c) Müdürlüğün verimliliğinin artırılması ve işlerin daha kaliteli, düzenli ve süratli şekilde yürütülmesi için çalışma metotlarını geliştirmek, genel ahlaka ve adaba uygun hareket etmek, 

ç) Kardeş şehirler ve uluslararası organizasyonlarla ilgili her türlü yazışma, raporlama işlemlerini ve organizasyonlarla ilgili resmi yazışmaları yazışmaları yapmak, 

 d) Belediyemizi ziyaret eden heyetlerin programlarını organize etmek ve gerekirse çeviri hizmeti sağlamak, 

e) Yıllık faaliyet raporlarını hazırlamak, 

(2) Personel, büroya ait iş ve işlemlerden üst sorumlu ve Müdüre karşı sorumludur.

Strateji Geliştirme Ve Kalite Yönetim Temsilcisi

Görev Ve Sorumlulukları

Madde 11

a) Belediye Stratejik Plan, Performans Esaslı Bütçeleme, Faaliyet Raporu, İç Kontrol Eylem Planı ve ISO 9001:2015 Kalite Yönetim Sistemi uygulamalarında birim temsilcisi olarak görev yapar ve hazırlama çalışmalarında bulunmak. 

b) Birimi ile ilgili dönemsel olarak performans ve kalite hedeflerini belirler, izler ve bu hedeflerine uygun faaliyetlerde bulunmak. 

c) Stratejik Plan, Performans Esaslı Bütçeleme, Faaliyet Raporu, İç Kontrol Eylem Planı ve ISO 9001:2015 Kalite Yönetim Sistemi ile ilgili birim aylık raporlarını düzenleyerek üst yönetime sunmak.    

      ç)  Belediye Stratejik Plan, Performans Esaslı Bütçeleme, Faaliyet Raporu, İç Kontrol Eylem Planı uygulamalarına ve Kalite politikasının benimsenmesine yönelik olarak çalışmalarda bulunur ve gereklerini yerine getirilmesini sağlamak.

d) Stratejik Plan, Performans Esaslı Bütçeleme, Faaliyet Raporu, İç Kontrol Eylem Planı ve Kalite El Kitabında birimi ile ilgili bölümü hazırlar ve yılda bir kez gözden geçirmek, gerekirse revize etmek.

e) İç denetim faaliyeti kapsamında denetçilere birimi ile ilgili konularda bilgi verir ve Biriminde Kalite Yönetim Sistemi’nin etkinliği konusunda rapor hazırlar ve Yönetimin Gözden Geçirmesi toplantısına sunmak üzere Kalite Yönetim Koordinatörlüğüne iletir.

f) Stratejik Plan, Performans Esaslı Bütçeleme, Faaliyet Raporu, İç Kontrol Eylem Planı ve Kalite ile ilgili kurum içi ve kurum dışı toplantılara ve eğitimlere katılmak.

g) Yönetim tarafından oluşturulmuş olan diğer kurallar çerçevesinde ve Stratejik Plan, Performans Esaslı Bütçeleme, Faaliyet Raporu, İç Kontrol Eylem Planı ve Kalite Yönetim Sistemi içinde hazırlanmış dokümanlarda belirtilen diğer görevlerini yerine getirmek.

ÜÇÜNCÜ  BÖLÜM

Yürürlük ve Yürütme

YÜRÜRLÜK

Madde 12 -  Bu yönetmelik Gebze Belediye Meclisince kabulünden sonra yürürlüğe girer.

YÜRÜTME

Madde 13 -  Bu yönetmelik hükümlerini Belediye Başkanı yürütür.